PR成功の鍵！効果的なプレスリリースの送り方と記者対応術

PR戦略において、プレスリリースの作成と送付はメディア露出の第一歩です。
しかし、それをどう送るか、誰に届けるかで結果は大きく変わります。

今回は、効果的なプレスリリースの送り方と、その後の取材対応のポイントについて解説します。

プレスリリースの送り方1：ダイレクトアプローチ

プレスリリースの送付には大きく分けて

• ダイレクトアプローチ
• Web配信サービス

の2つの方法があります。

ダイレクトアプローチとは、新聞社やテレビ局に直接プレスリリースを送る方法です。
このアプローチは、特定の記者や番組ディレクターに個別にアプローチするため、よりパーソナライズされた対応が可能です。
具体例をご紹介しましょう。

電話のかけ方

まず担当部署に電話をかけ、次のような流れで話を進めます。

担当者が在席している場合は、次のように説明を続けます。

このように、相手の関心を引く内容を簡潔に伝え、具体的な情報提供の機会を得ることがポイントです。
そうすると、多くの場合、「では、こちらに送ってください。」と言っていただけます。
そうしたら、メールやFAXや電話でプレスリリースを送付しましょう。

担当者が不在の場合は、

と伝えましょう。

プレスリリースの送り先

次は、プレスリリースの送り先をご紹介します。

番組などのHPにはたいていの場合、情報窓口があります。
そこにプレスリリースを送りましょう。
プレスリリースを送った後には必ずお電話をして、プレスリリースを送ったことをお伝えしましょう。

実際に、「池の水ぜんぶ抜く大作戦」というテレビ番組に番組HPの募集欄からプレスリリースを送ったところ、2週間後に番組から連絡があり、番組出演まで実現することができました。

そのほかの送り先として、ご自身でメディアリストがあれば、その連絡先へ送りましょう。
講座では資料としてTV、ラジオ、雑誌のメディアリストをお渡ししていますので、そちらをご利用いただいても構いません。

プレスリリースの送り方２：Web配信サービス

2つ目のプレスリリースの送り方は、「PR TIMES」や「バリュープレス」などのWeb配信サービスを利用する方法です。
Web配信サービスを活用することで、多くのメディアに同時に情報を届けることができます。

いろいろなサービスがありますので、予算や特徴にあった配信サービスを利用しましょう。
配信サービスを利用する際は、

• 実績
• 配信可能なメディア
• 掲載メディア
• 料金　

などを確認してください。

効果的な配信タイミング

私がお勧めするのは、まずダイレクトアプローチを行い、その後にWeb配信サービスを実施することです。
つまり、1つのネタに対して2回アプローチをするということになります。
その理由は、すでにWebメディアに情報が掲載されていると、記者の方々の興味を引きにくくなる可能性があるためです。

Web配信をする2週間前にダイレクトアプローチを行うことをお勧めします。
記者の方々の反応は比較的早く、1日から2日程度で返信をいただくことが多いです。
その後、Web配信サービスを活用することで、より広範囲な情報発信が可能になります。

取材対応を成功させるためのポイントは電話対応

プレスリリースを送った後の対応も成功には欠かせません。

プレスリリース配信後は、記者からの問い合わせがあります。
この取材対応は広報活動の中でも特に重要な部分です。

記者からの問い合わせに迅速かつ的確に対応することで、信頼関係を築くことができます。
そのため必ず電話に出られる体制を整えることが重要です。

記者の方々は、特に締切が迫っている場合や確認事項がある場合、すぐに電話してきます。
電話をすれば、すぐその場で解決するからです。
リアルタイムでの対応が求められるため、常に電話に出て対応できるよう準備を整えておきましょう。

たとえば、イベント開催時には事前連絡がなくても、記者から

「今、目の前にいるのですが、どこから入ればよいですか？」

という電話が入ることもあります。

特に新聞記者の方々は単独で行動することが多く、急に予定があいた場合、興味のあるイベントの取材に来られるということもあります。
このような状況に備え、いつでも電話対応できる体制を整えておくことが重要です。

イベント開催時の対応

プレスリリースでイベントを開催するお知らせをした際のイベント対応についても解説しましょう。

役割分担を明確にする

イベント開催時には、広報担当者と運営担当者の役割を明確に分けておきます。

広報担当者は、プレスリリースの配信担当者が担当しましょう。
そして、記者対応の窓口は広報担当者にしましょう。
そのほうが記者の方も問い合わせをしやすいですし、なにより覚えていただけます。

また、記者が来られたときにイベントの詳細を説明できるよう、イベントに詳しい方が広報を担当しましょう。
イベント運営担当者は、記者への対応は広報担当者に任せ、イベントの進行に集中しましょう。

あいさつと名刺交換

広報担当者はどなたが記者か目を光らせておき、記者が来られたら逃さないようにしましょう。
そして、記者には必ずあいさつをしにいき、名刺交換を行いましょう。

また、イベントの主要な関係者がいる場合は、記者の方々を案内し、主要な関係者との引き合わせを行いましょう。
これにより、次回以降の取材依頼に繋がる可能性が高まります。

もしイベント開始後に記者が来られた場合でも、必ずあいさつに行ってください。
その理由は、のちほどご説明します。

情報の事前準備

記者へあいさつするときは、長くお話するのではなく、イベントのポイントを簡潔にお伝えして、詳しい資料をお渡ししましょう。
記者が記事化できるようにわかりやすい説明と資料提供を心がけるのがポイントです。

もし記者からご質問があればその場でご説明するか、担当者を呼んでご説明するなど、記者が欲しい情報をすぐにお伝えできるように準備しておきましょう。
事前準備をしておくことによって、記者へイベントの内容を明確に伝えることができ、メディアに掲載されやすくなります。

イベントの構成

記者の方々は通常、20分から40分程度の取材で主要な情報を収集し、途中で退席されることが多いです。
90分から2時間のイベントであっても、最後までいる方はほとんどいません。

そのため、重要な情報を冒頭にもってくることをお勧めします。
イベント開始後に記者が来られた場合、イベントの途中でもあいさつに行くという理由はこの途中退席されるという点にあります。

イベントは必ず開催

記者は事前連絡をすることなく、当日イベントに参加する場合もあります。
メディア用のイベントや体験会を予定しているが、メディアからの問い合わせがないといった場合にも中止はせずに、必ずイベントを開催しましょう。

もし開催を中止したときに取材が来た場合、信頼を失ってしまいます。
プレスリリースをだしたら、最後まで気を抜かず、必ず最後までやり切りましょう！

メディアへのアプローチを成功に導くために

プレスリリースを作成して送るだけでPRが完了するわけではありません。
その後の記者対応やイベント準備が、メディア露出の成功を左右します。

取材を受けても必ずしも取り上げてもらえるとは限りません。
しかし、今回ご説明した効果的なプレスリリース送付とその後の適切な対応を行うことで、メディアで取り上げてもらう可能性を高めることができます。
正しいアプローチを継続することで、メディアとの信頼関係が築き、長期的なPR成功へと繋がるでしょう。

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